Come organizzare la scrivania in ufficio in 11 passaggi

Una postazione di lavoro ben organizzata aiuta la produttività e l’efficienza. Ecco perché è buona abitudine pulire la scrivania in ufficio, organizzarla e tenerla in ordine. Anche se la sfida potrebbe sembrare alquanto ardua tra documenti, raccoglitori e oggetti di ogni genere.

Una scrivania operativa o direzionale in ufficio ben ordinata e organizzata aiuta a lavorare meglio. Il disordine infatti influisce sull’attenzione e sulle performance lavorative. Sistemare lo spazio e la mente, prima di mettersi all’opera, è il modo migliore per rendere di più e non perdere tempo prezioso.

Sicuramente non è semplice riuscire a barcamenarsi sulla notevole quantità di oggetti che normalmente affollano la scrivania dell’ufficio. A volte diventa complicato decidere di cosa si abbia davvero bisogno, o quale sia il modo più corretto di collocare tutto ciò che è stato accumulato nel corso del tempo. Bastano però alcuni accorgimenti per rendere la propria postazione un luogo più piacevole e accessibile in cui lavorare, per diminuire lo stress e aumentare la concentrazione.

Ecco 11 passaggi che renderanno la scrivania in ufficio più ordinata e serena:

Fai ordine

Il primo passo per creare ordine sulla scrivania è liberarla completamente. Anche i ripiani e i cassetti vanno svuotati, in modo da pulirla a fondo e controllare cosa sia da buttare e cosa, invece, da tenere.

Butta ciò che non serve più

Spesso sbarazzarci di ciò che non viene più usato, è terapeutico anche da un punto di vista interiore.

Tieni a portata di mano il necessario

Ma quali sono gli accessori per la scrivania ufficio da tenere? Oltre, ovviamente, a computer e tastiera da sistemare al centro- rispettando la giusta distanza per evitare eventuali problemi di salute- bisogna posizionare a portata di mano tutto il necessario per affrontare la giornata lavorativa. Per esempio il telefono, i dispositivi digitali, un kit scrivania ufficio per la cancelleria, un calendario aggiornato, una bottiglietta d’acqua: a destra o sinistra a seconda delle abitudini.

Archivia i documenti

Tutti i faldoni di documenti vanno archiviati, oppure sistemati in appositi raccoglitori e classificatori a seconda della loro priorità. Meglio se differenziati per colore, in modo da renderli maggiormente riconoscibili.

Rendi familiare lo spazio di lavoro

Niente che non sia davvero utile deve ingombrare la postazione, però un pizzico di originalità è concesso. Sono infatti ammesse piante da ufficio, foto, una statuetta ricordo, una tazza simpatica. Avere vicino degli oggetti amati, oppure delle immagini familiari, aiutano a ridurre lo stress e i pensieri negativi. Invece un orologio oppure una sveglia potrebbero sortire l’effetto contrario, quindi meglio evitare di posizionarli sulla scrivania.

Sistema i documenti

La vaschette porta corrispondenza possono risultare particolarmente adatti per riporre i documenti che altrimenti finirebbero sparsi sullo superficie a disposizione. Permettono di organizzare le pratiche aperte su cui non si sta lavorando in quel momento, senza che possano interferire con altre attività.

Etichetta i cassetti

Trovare subito quello che si sta cercando, senza perdere tempo è un sogno. Etichettando i cassetti questo diventa possibile.

Sistema l’ambiente circostante

Anche lo spazio che circonda la scrivania ha la sua importanza: per esempio, tenere sempre vicino un cestino permette di buttare subito ciò che non serve, evitando che finisca per accumularsi sul tavolo. Personalizzare l’area, appendendo al muro un pannello in cui inserire appunti, reminder, frasi motivazionali e piccoli poster può contribuire a rimanere focalizzati.

Sistema i fili elettrici

Un altro tasto dolente sono i fili e i cavi di pc, stampanti, telefono e caricabatterie per cellulare. Ci sono diversi modi per nasconderli: usare delle canaline passacavi, delle fascette, dei ferma cavi da parete, oppure dei box nascondi ciabatta da posizionare sotto la scrivania.

Sistema delle scatole negli armadi

In cui conservare il proprio materiale è un modo per riordinare la scrivania dell’ufficio e avere sempre tutto sotto controllo. In caso di spazi condivisi, è buona prassi designare un luogo in cui riporre i propri oggetti, non dimenticando di etichettare gli oggetti personali.

Dedica cinque minuti della giornata a mettere in ordine la scrivania dell’ufficio

Magari la sera prima di tornare a casa, è una buona pratica da adottare per evitare che possa velocemente riformarsi il caos. Il giorno dopo così la mente sarà subito più leggera, a favore di rendimento e incisività.