Consigli per migliorare l’organizzazione in ufficio

Una buona pianificazione di tutte le attività che si svolgono in ufficio permette di far avanzare il lavoro a grandi passi, aiutandoti nella realizzazione dei tuoi progetti. Come fare quindi a migliorare l’organizzazione in ufficio per non incorrere in ritardi o evitare noiosi imprevisti che fanno slittare una scadenza dopo l’altra?

Ecco i nostri suggerimenti per migliorare l’organizzazione in ufficio:

• Consigli per il controllo di scadenze e consegne
• Consigli per l’organizzazione dei documenti in ufficio
• Arredo essenziale per archivio
• Consigli per organizzare e mantenere ordinata la scrivania

Comprendere l’importanza delle scadenze è fondamentale per una buona gestione dei tempi di lavoro. Per stabilire cosa viene prima e ciò che può essere fatto successivamente è necessario pianificare una scaletta di impegni e aggiornarla continuamente (rivedendola e correggendola).

Ricorda che affinché una scadenza sia rispettata, questa deve essere una priorità non solo per te, ma per tutte le persone che interagiscono nel lavoro. È importante quindi comprendere anche le priorità altrui, per fare in modo che la tua scadenza vi rientri e ottenga l’attenzione necessaria.

Organizzazione del tempo

Elaborare una scaletta di scadenze non significa creare un elenco chilometrico. Una lista troppo lunga può trasformarsi facilmente in lista di cose che non riuscirò mai a fare! E tutte quelle attività che rimangono in scadenza per giorni interi non fanno altro che generare stress. Se il tuo obiettivo primario è complesso, puoi dividerlo in più sotto-obiettivi e decidere come e quando dovranno essere affrontati.

Un ottimo software per organizzare queste liste è Todoist, un’applicazione web, per smartphone e desktop, per organizzare le attività quotidiane e mettere ordine tra tutti i task quotidiani. È un ottimo modo per tenere traccia dei progetti e delle attività professionali, fare liste e collaborare lavorativamente.

Hai bisogno di uno strumento che ti permetta di annotare le tue idee in qualsiasi momento della giornata? Stai curando un progetto e hai un’intuizione che vuoi fissare prima che svanisca? Trovi un articolo sul web che ti interessa? Evernote è l’applicazione online che consente di organizzare i tuoi appunti digitali, ritagli di pagine web e indirizzi utili in taccuini dedicati a singoli argomenti.

Come gestire scadenze e consegne

Se hai delle scadenze, piccole o grandi che siano, non puoi fare affidamento solo sulla tua memoria o su carta e penna. La tecnologia può agevolare l’organizzazione degli appuntamenti, stabilire tempistiche per le differenti mansioni e gestire l’intera mole di lavoro per te, senza dover tenere tutto a mente o su fogli che rischiano di perdersi. Scegliere i software che possono velocizzare il tuo lavoro ti aiuterà a organizzare al meglio la fatturazione, la pianificazione dei flussi di lavoro e l’archiviazione.

Per gestire le comunicazioni e i contatti con i colleghi, anche lontani, dovrai servirti di uno strumento con il quale inviare messaggi a chiunque all’interno o all’esterno della tua organizzazione. Slack è un ottimo tool che semplifica il contatto con i tuoi colleghi e ti permette di collaborare proprio come faresti di persona.

Per seguire al meglio i tuoi progetti, invece, puoi ricorrere all’uso delle bacheche telematiche, con le quali puoi leggere e scrivere messaggi elettronici agli altri utenti. Trello, ad esempio, è un software, che ti aiuta a gestire tutti i passaggi necessari per portare a termine il tuo lavoro, assegnando task e definendo timeline in modo semplice e intuitivo.

Consigli per l’organizzazione dei documenti in ufficio

La conservazione dei documenti è un’attività da gestire in cartaceo o in digitale? Per quanto i vantaggi della digitalizzazione siano indiscutibili, bisogna sempre scegliere la soluzione più efficace in base alle tue esigenze.

Uno dei modi più sicuri per salvare i dati è servirsi di un database remoto (cloud), in modo da non dover archiviare i documenti sul disco rigido del computer o su altri dispositivi di archiviazione che rischiano di danneggiarsi.

Qualche esempio?

• Google Drive
• Dropbox
• iCloud per Apple
• Amazon Drive

Il cloud ti aiuta ad archiviare i file ma anche a condividere lavori con i colleghi avendo sempre tutto ciò che ti serve con te. Al cloud infatti, si può accedere da tutti i dispositivi. Basta collegarsi al sito o avere l’applicazione e potrai raggiungere i tuoi file ovunque.

Se il tuo archivio non è completamente digitale ti ritroverai a dover gestire contemporaneamente sia documenti cartacei che elettronici. Come organizzare allora fogli di fatture, contratti e ordini di acquisto in modo che non diventino un caos nel quale non riesci a districarti?

Ti suggeriamo tre semplici passi per gestire un archivio cartaceo.

• Inserisci i documenti in fascicoli. Seleziona i documenti che hanno elementi affini e riuniscili in cartelle disponendoli in modo cronologico. Dai un nome a ogni cartella. Ad esempio tutta la documentazione relativa al personale del tuo ufficio può essere raccolta nel faldone Fascicolo del personale.
• Organizza i fascicoli in ordine alfabetico/numerico. Una volta creati i fascicoli dovrai ordinarli in modo che la ricerca dei documenti (o la sistemazione di carte consultate che devono essere rimesse a posto) sia semplice e veloce per tutti.
• Dividi i faldoni per anno. Raccogli i faldoni in classificatori più grandi e dividili per anno, in modo da renderne più facile il reperimento.
  

Arredo essenziale per archivio

Faldoni e classificatori hanno bisogno di spazi fisici nei quali essere allocati. Ti consigliamo armadi per i primi e depositi con scaffalature per i secondi. Ma anche cassettiere e altri complementi d’arredo possono rivelarsi utili per una prima organizzazione dei documenti.

Consigli per organizzare e mantenere ordinata la scrivania

Una scrivania organizzata ti aiuta a lavorare in modo più rapido ed efficace, comunica la sensazione di avere tutto sotto controllo e contribuisce a ridurre i livelli di stress.

Il primo passo da fare per avere una postazione in ordine è imparare a tenere a bada il labirinto di cavetti di alimentazione, che creano grande confusione.

Il secondo è sistemare il tuo tavolo con tutti gli strumenti di lavoro. Per suddividere i tuoi attrezzi del mestiere e creare un ambiente ordinato puoi utilizzare dei contenitori. Qualche esempio? Portapenne, faldoni porta documenti e uno svuota tasche (per graffette, post-it e pennette usb) contribuiscono a evitare la confusione creata da oggetti sparsi ovunque.

Per una scrivania ordinata e organizzata, non puoi fare a meno di una cassettiera. Sul tavolo da lavoro, infatti, devi tenere solo gli oggetti che ti sono necessari. Per il resto del materiale, che vuoi tenere comunque a portata di mano, sfrutta i cassetti. Organizzali in modo razionale e tienili in ordine così da poter trovare subito ciò di cui hai bisogno.

Mantenere l’ordine in modo sistematico

La cosa più semplice da fare per avere la tua scrivania sempre a posto è quella di essere costante e rigoroso nel mantenere l’ordine una volta impostato.

A fine giornata sistema le cose che sono state usate.

Ricorda che una scrivania in ordine ti aiuterà a concentrarti facilmente e renderà più gradevoli le ore passate in ufficio.