7 consigli per la gestione del tempo in ufficio

Aumentare la produttività e la concentrazione, riducendo gli sprechi, dovrebbe essere l’obiettivo di qualsiasi lavoratore. Imparare a sfruttare le ore a disposizione a proprio vantaggio è sicuramente il primo passo per riuscire a lavorare meglio, in modo più efficiente e con una maggiore soddisfazione.

Ecco 7 consigli da mettere subito in pratica:

Traccia il tempo per ogni attività

Capire come e in quali attività viene impiegato il tempo in ufficio è sicuramente il punto di partenza per il suo utilizzo in maniera più efficace. Basta provare a farlo per una settimana o due. In questo modo è possibile stimare quante mansioni si possono portare avanti in una certa quantità di ore, pianificarle meglio e creare dei margini di tempo per essere sicuri di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Evita le distrazioni

Per svolgere un compito particolarmente impegnativo o importante, è necessario avere la giusta concentrazione. Meglio quindi abbassare la suoneria dello smartphone e anche della musica, eliminando qualsiasi notifica, anche del pc. L’obiettivo è azzerare completamente ogni fonte di distrazione, in modo da evitare di dover ricominciare e quindi impiegare più tempo del previsto su una determinata attività.

Stabilisci le priorità

Per una corretta gestione del tempo nel lavoro, è necessario decidere in quale ordine seguire i vari impegni, a seconda di quanto si è produttivi durante la giornata. Nella prima parte, ci si può dedicare alle incombenze più urgenti e importanti. Mente nella seconda parte, quando l’attenzione comincia un po’ a calare, si affronteranno i compiti prima importanti ma senza scadenze imminenti; dopodiché quelli più leggeri o non prioritari. Così si evitano situazioni confuse, in cui si rischia di perdere di vista l’obiettivo.

Migliora l’organizzazione degli spazi

Lo spazio deve essere sistemato in modo che ciò che viene utilizzato quotidianamente sia a portata di mano, mentre tutto il resto (documenti, quaderni, cancelleria di vario tipo) sia correttamente archiviato e ordinato. Poter usufruire di una scrivania operativa adatta alla tipologia di lavoro, e di una parete attrezzata in cui sistemare raccoglitori e libri, sono due elementi che facilitano la gestione del tempo in ufficio.

Usa la tecnologia

Per la gestione del tempo e degli obiettivi, perché non affidarsi a soluzioni tecnologiche, tanto utili e anche di moda? Per esempio app, calendari online, rubriche e reminder con cui organizzare appuntamenti e stabilire tempistiche per le differenti mansioni. Un modo smart per gestire l’intera mole di lavoro, senza dover tenere tutto faticosamente a mente o su post it che rischiano di perdersi. Ci sono molti tool che possono agevolare l’organizzazione e anche la comunicazione con messaggi istantanei tra colleghi.

Non sovraccaricarti

Se ci sono delle attività che si aggiungono a molte altre, creando dei problemi alla gestione del tempo e dei processi all’interno dell’ufficio, allora è necessario rivedere l’organizzazione e la suddivisione dei compiti. Se necessario, si può rispondere di no spiegandone i motivi, oppure delegare a collaboratori e colleghi. L’importante è parlarne con i superiori e decidere la strategia più adatta per rendere il lavoro più lineare.

Verifica le tue attività

Alla fine di ogni giornata, realizza una sorta di report su tutto ciò che è stato portato a termine durante le ore lavorative. Questa abitudine è molto utile non solo per controllare effettivamente il tempo impiegato per le varie mansioni, ma anche per evitare la frustrante sensazione di non aver combinato nulla, rendendo il giorno successivo ancora più pesante.

La gestione del tempo in ufficio può diventare più semplice di quanto si possa pensare con qualche accortezza, portando enormi benefici in ambito sia professionale che privato. Del resto lavoratori stimolati e felici sono sempre una grande risorsa per le aziende.