Soluzioni per archiviare i documenti in ufficio e a casa
Che si tratti di lavoro di concetto, di servizi o transazioni quasi tutto oggi viene svolto attraverso dispositivi digitali, per cui ogni cosa è memorizzata sui vari device, su hard disk o su piattaforme cloud. Esiste però ancora una porzione considerevole di atti e procedure che richiedono l’ausilio del cartaceo per la registrazione o l’autenticazione. Questa mole di incartamenti necessita di essere archiviata in maniera razionale per consentirne la rapido reperimento e consultazione.
Ecco alcuni suggerimenti su come archiviare documenti per un workplace ben organizzato e un ufficio ben arredato.
- Metodi fondamentali
- Come archiviare documenti cartacei ufficio, regole generali
- Come archiviare documenti cartacei di casa, linee guida
- Come archiviare documenti aziendali, vademecum
Metodi fondamentali
- Eliminare quello che non serve. Nel tempo spesso si accumulano carte inutili, copie di copie, pratiche ormai chiuse o documenti cestinabili dopo un certo numero di anni. Prima di mettere tutto in ordine bisogna sbarazzarsi del superfluo utilizzando una distruggi documenti.
- Ordine alfabetico. Facile e intramontabile, però occorre scegliere una chiave di archiviazione che sia chiara a tutti, cioè decidere se etichettare per cognomi (clienti, fornitori, partner) o nomi delle aziende.
- Gruppi. L’ordine alfabetico è utile ma può non bastare per più ambiti e attività. La soluzione è creare dei macro-insiemi che suddividano il tutto in categorie e sottocategorie. Una tra queste può essere documenti vari, riservata ai singoli atti che non trovano posto insieme agli altri. Di tanto in tanto può nascere anche l’esigenza di creare nuove categorie.
- Ordine cronologico. Nelle grandi strutture i documenti si ammucchiano velocemente, così per districarsi meglio si può raggruppare il tutto su base settimanale o mensile, così da avere immediatamente sia traccia che riferimento temporale.
- Ordine numerico. Può non essere comprensibile e intuitivo come quello alfabetico ma risolve non pochi problemi quando occorre archiviare documenti scritti o intestati a persone o società in più lingue diverse.
- Accessibilità. Non è sufficiente il sistema di archiviazione, bisogna anche disporre le cose in posti logisticamente raggiungibili. Si devono quindi collocare a portata di mano i fascicoli che vengono consultati più spesso.
- Gli strumenti. Non possono mancare i veri e propri ferri del mestiere, vale a dire tutti quegli elementi indispensabili che raccogliere e conservare fisicamente la documentazione in maniera ordinata. Si va da interi mobili, scaffali, schedari, armadietti, cassettiere, casseforti eccetera, passando per i moduli di archiviazione come cartelline, cartelle sospese e faldoni. Per finire ci sono gli articoli di cancelleria per la catalogazione quali etichette, copertine, ecc.
Come archiviare documenti cartacei ufficio, regole generali
Prima di domandarsi come posso archiviare documenti nel modo migliore?, bisogna prima capire se essi sono destinati alla consultazione privata oppure si tratta di risorse condivise. Può sembrare banale ma le cose cambiano di gran lunga. Nel primo caso si può adottare il criterio di archiviazione che si preferisce. Nel secondo occorre necessariamente usare un sistema universalmente comprensibile, magari sceglierne o addirittura crearne uno ad hoc che viene comunicato a tutti i soggetti interessati.
Come archiviare documenti cartacei di casa, linee guida
Oltre all’eventualità dell’home working, per cui valgono sostanzialmente le regole già accennate, in casa possono accumularsi ugualmente documenti di varia natura. Si va da ricevute e fatture di utenze, a spese mediche o referti, dalle pratiche dell’auto alle note contabili, insomma anche in un contesto domestico si ammucchia parecchia carta. Un consiglio è scannerizzare e dematerializzare ciò che può essere conservato in formato digitale.
Tutto il resto bisogna tenerlo in un unico posto, un armadio, un ripostiglio, la cantina, il garage o la soffitta. Il resto è semplice, basta usare cartelline colorate o faldoni etichettando il tutto con nomi brevi e intuitivi tipo auto, banca, salute, tasse… suddividendo ogni categoria in sottogruppi più particolareggiati, es: categoria bollette, sottogruppi: acqua, luce, gas, telefono.
Come archiviare documenti aziendali, vademecum
L’azienda, piccola o grande che sia, ha solitamente dimensioni e attività di entità superiore a quella di un singolo ufficio. Essenziale in questo caso un sistema di archiviazione che faccia risparmiare tempo ma anche spazio. Si possono trasferire i documenti per la conservazione a lungo termine in un archivio centrale, tenendo in filiale quelli più necessari. All’interno dell’impresa, il locale archivio deve essere separato da quello operativo, suddividendo magari i documenti pubblici da quelli più riservati, da tenere chiusi a chiave, sia per ragioni di sicurezza che di ordine.
La stanza archivio deve contenere preferibilmente una scrivania grande, una libreria per ufficio e più sedie per consentire la consultazione delle pratiche in loco senza far uscire gli originali. Utile una fotocopiatrice nelle vicinanze se non addirittura uno scanner. Con gli anni i documenti possono perdere integrità, quindi bisogna badare al modo in cui vengono conservati, piegati o protetti dalla polvere. Di ogni documento importante è bene fare una fotocopia o scansione digitale per garantirne la longevità. Specialmente gli stampati su carta chimica o tecnica possono cancellarsi nel tempo (scontrini, fax, lucidi). Meglio conservarli nelle cartelline pinzando gli originali con copie conformi.