Come organizzare una riunione di lavoro in 8 step

Come organizzare riunione lavoro davvero produttiva? In ogni impresa c’è bisogno periodicamente di fermarsi per valutare i risultati del lavoro svolto, analizzare eventuali margini di miglioramento e pianificare i prossimi passi. Il mezzo più efficace è il tradizionale meeting aziendale che deve essere impostato in maniera razionale per ottimizzare tempo, risorse e risultare anche utile al suo scopo. A chi ricopre incarichi di leadership spetta il compito di trovare il tema focale e gli obiettivi dell’incontro, individuare gli indirizzari e curare i contenuti (testi, grafica…).

Questa guida nel dettaglio è rivolta a chi svolge un ruolo specificamente pratico e logistico. Ecco come organizzare e gestire una riunione di lavoro in pochi semplici passaggi.

• Scelta e allestimento della location
• Attrezzature multimediali
• Contattare i partecipanti
• Definire il programma
• Cancelleria
• Materiale informativo
• Coffee break
• Acqua

Scelta dell’allestimento e della location

Un aspetto da non sottovalutare quando si organizza un meeting aziendale è quello del luogo dove verrà svolto. Occorre che la sala meeting venga prenotata con il dovuto anticipo, occorre definire il giusto arredo da ufficio e le giuste sedute e pianificare che tutto sia adatto al numero di partecipanti. Se interverranno poche persone meglio prediligere un ambiente raccolto e non dispersivo, viceversa con un numero maggiore di persone bisogna garantire che ciascuno stia comodo e non invada lo spazio degli altri. L’habitat dovrà inoltre essere adeguatamente climatizzato così da risultare accogliente e permettere ai presenti di prestare la massima attenzione. Se si tratta di un incontro formativo/informativo meglio scegliere i classici posti con ripiano a ribaltina, rivolti verso la zona relatori o proiezione delle slide. In un brainstorming invece è più indicato il tavolo tradizionale di forma rettangolare, a cerchio o a ferro di cavallo per favorire il dialogo e lo scambio di idee.

Attrezzature multimediali

Il supporto di strumenti tecnologici è un altro elemento fondamentale di una riunione efficace. Se si tratta di un incontro di aggiornamento bisognerà procurare pc, eventuale proiettore, schermo o lavagna elettronica, microfoni e amplificatori. Occorrerà inoltre provvedere a provarli prima e far trovare il tutto già montato, collegato e pronto all’uso. In un meeting tradizionale molto probabilmente ogni intervenuto utilizzerà il proprio device personale, tuttavia meglio informarsi e all’occorrenza fornire dispositivi versatili come dei tablet.

Contattare i partecipanti

Una riunione non può avere successo senza la presenza di tutti i soggetti interessati. Il sistema più semplice e funzionale per contattare ciascuno dei partecipanti è l’invito via mail. Metodo ancor più pratico se si utilizzano applicazioni di calendario per la sincronizzazione degli appuntamenti. In questa maniera si può essere sicuri di convocare le persone nei loro spazi liberi. Altro dettaglio essenziale è la comunicazione precisa del giorno, dell’ora di inizio e di termine dell’incontro. Per completezza l’ideale sarebbe chiedere un feedback di presenza a tutti quelli che sono stati contattati così da poter scegliere un piano alternativo in caso il numero di partecipanti sia inferiore a quello previsto.

Definire il programma

Questo step può variare in relazione al tipo di riunione che viene indetta (decisionale, analitica, di coordinamento, formativa, informativa, motivazionale). Qualora il contesto lo richieda può essere utile stabilire già una scaletta degli argomenti che verranno trattati durante il meeting, fissando già un turno di intervento per ognuno dei partecipanti. In tal modo il tutto risulterà più veloce, ordinato e funzionale. Nel caso si tratti di una presentazione di dati o di un nuovo prodotto è indicato inviare a tutti un’anteprima del tema al centro della discussione, oltre a tutte le altre informazioni necessarie e utili.

Cancelleria

Nonostante oggi si lavori quasi esclusivamente su computer,  Laptop, Tablet o Smartphone, durante una riunione non possono mancare blocchi per appunti, penne, matite, fogli di carta, eventualmente evidenziatori, ecc. Nel caso si tratti di incontri promozionali che prevedono la partecipazione di potenziali clienti o committenti, il materiale in questione può essere personalizzato con il logo dell’azienda. In questo modo gli accessori di scrittura serviranno anche come gadget ricordo della riunione.

Materiale informativo

Anche se il programma del meeting è stato inviato precedentemente in formato digitale è bene far trovare al tavolo delle cartelline contenenti il materiale informativo delle slide, eventuali brochure e schede riassuntive.

Coffee break

Offrire un momento di ristoro ai partecipanti di una riunione è molto importante per concedere un pausa caffè nel corso di un meeting particolarmente lungo o al termine di un incontro per consentire agli intervenuti di intrattenersi qualche istante in più e socializzare. La regola fondamentale è quella di evitare cibi pesanti o inadeguati al contesto. Preferire quindi prodotti freschi, leggeri ed energetici, così da permettere alle persone di riprendere il lavoro senza sentirsi appesantiti o letargici.

Acqua

Spesso è un dettaglio trascurato e va distinto dai generi di confort offerti durante il coffee break. Ogni partecipante alla riunione deve avere sul tavolo almeno una bottiglietta d’acqua e un bicchiere per potersi dissetare mentre ascolta o attende il proprio turno di intervento. Per sicurezza meglio disporre sia acqua liscia che gassata. In alternativa si può anche disporre delle brocche d’acqua, soluzione di certo più elegante ma molti potrebbero preferire le confezioni sigillate per maggiore igiene.