I 10 migliori tool per organizzare il lavoro in team

Lavorare in team non è sempre facile. Per fortuna la tecnologia ci viene incontro per facilitare molte operazioni con software che ci permettono di organizzare il lavoro, creare check-list, monitorare i nostri compiti, condividere file e tanto altro.

Inoltre, la maggior parte dei tool e software che troviamo in rete sono multipiattaforma e capaci di farci lavorare a distanza condividendo sul cloud grandi quantità di dati. Utilizzare dei programmi per lavorare in gruppo è essenziale, ancora più importanti quando ci si trova a lavorare da casa come accade ad esempio con lo smart working. Conoscere questi strumenti, provarli e vedere quali funzionano meglio è il modo migliore per creare un lavoro di gruppo coordinato ed efficiente.

La domanda più importante da cui partire è: cosa può fare il software per me e il mio gruppo? In poche parole: qual è il mio obiettivo?

Esistono software/tool per:

• condivisione file (testi, fogli di calcolo, foto, video);
• video chiamate o videoconferenze;
• condivisione di messaggi, note e direttive per il team;
• creazioni di liste di “to do”.

 

Fatto? Ora non c’è che l’imbarazzo della scelta. Senza dimenticare il fatto che questi strumenti sono gratis. Infatti, tutti i tool di seguito hanno una base gratis e per la maggior parte dei casi ampiamente sufficiente per tanti lavori in team.

Vediamo ora quelli che sono, a nostro avviso, i dieci tool più utili per organizzare e gestire il lavoro di gruppo, anche da casa:

• Tool per condividere messaggi e note con il tuo team di lavoro
• Software per creare check-list e to do list
• Software per condividere file con il tuo gruppo di lavoro
• Software per videochiamate e videoconferenze

Tool per condividere messaggi e note con il tuo team di lavoro

Slack, semplificare la comunicazione a distanza
Slack è la piattaforma di messaggistica perfetta per il lavoro in team. Questo strumento permette di comunicare velocemente tra colleghi, con l’interfaccia intuitiva di una normale app di messaggistica come Whatsapp ma permettendo di limitare la conversazione all’ambito professionale, evitando notifiche esterne e distrazioni. Il bello di Slack è che si integra con altre app molto utilizzate sul luogo di lavoro come Skype e Google Drive. Nella sua versione free Slack non mette limite ai partecipanti del gruppo, ti permette di accedere ai 10.000 messaggi più recenti del tuo team e di integrare fino a 10 app di terze parti, come Office, Drive e Skype.
Slack è disponibile per: Android, iOS e Windows
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Miro, una lavagna collaborativa perfetta per il brainstorming
Miro ti permette di avere una lavagna interattiva dove tutti i membri del team possono partecipare per rappresentare graficamente idee e sviluppi per un progetto. La versatilità e libertà di una classica lavagna da ufficio a portata di smartphone e pc. Questo tool è perfetto in particolare per i momenti in cui creatività e idee devono essere messe velocemente per iscritto. Un esempio perfetto dell’utilizzo di Miro è quello durante un brainstorming o una riunione. Nella sua versione gratis Miro ti permette di creare fino a tre Board e di lavorarci insieme al tuo gruppo di lavoro senza limitazione dei partecipanti.
Miro è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Software per creare check-list e to do list

Trello, monitora il lavoro di gruppo step by step
La principale funzione di Trello è quella di poter creare delle bacheche e liste all’interno delle quali organizzare i vari task e compiti. Tutti i membri interessati possono accedere alla bacheca, collaborare alla scrittura degli step da svolgere e segnalarne lo svolgimento. Funzioni integrate come scadenze, checklist ed etichette danno la possibilità di avere una visione complessiva dello svolgimento del lavoro da parte di tutti i membri del team. L’interfaccia intuitiva di Trello lo rendono facilmente utilizzabile già a un primo sguardo, facilitando la partecipazione di tutti i membri. Già nella sua versione free Trello è un ottimo software per organizzare i tuoi lavori in gruppo, permettendoti di creare fino a 10 bacheche e senza limitazioni per il numero di membri del team.
Trello è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Microsoft ToDo, molto più di una semplice lista (EX Wunderlist)
Microsoft To Do List è un tool che permette di gestire comodamente appuntamenti e attività sia da computer che da smartphone tramite app. Non una semplice checklist ma un insieme di strumenti studiati per organizzare il proprio tempo e tenere sotto controllo il lavoro da svolgere e gli appuntamenti. Le liste possono poi essere condivise in modo da essere utilizzate da tutti i membri del team.
Microsoft To Do è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Software per condividere file con il tuo gruppo di lavoro

Microsoft Teams, condividi file Office velocemente
Questa piattaforma è perfetta per uffici che hanno accesso completo al pacchetto Office. Microsoft sfrutta infatti uno dei suoi prodotti più noti integrandolo all’interno di una nuova piattaforma per il lavoro in team. Il punto di forza principale di Microsoft Team è l’integrazione con tutto il pacchetto Office, permettendo un’ottima gestione dei file e la rapida condivisione in gruppo. Questo tool è ideale per lavorare in gruppo gestendo lo scambio di ogni tipo di file, diventando un valido sostituto agli allegati mail. Microsoft Teams è incluso nel pacchetto Office.
Microsoft Teams è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Google Drive, file in cloud per la massima collaborazione
Sicuramente un tool molto diffuso e affermato, Google Drive è uno dei tool più utili quando si parla di lavorare in gruppo su più file. Questa piattaforma permette di creare e gestire vari formati di file come testi e fogli di calcolo in maniera collaborativa, tutto in cloud e accessibile a tutti i membri del team. Uno dei vantaggi principali di questo tool è che i progressi fatti nella lavorazione del file sono subito visibili a tutti i membri del team, mantenendo tutti aggiornati ed evitando problemi di sincronizzazione tra varie versioni del file. Una volta ultimato il lavoro questo potrà essere facilmente esportato come documento in formato Office (file Word, Excel e altri). Per gestire il lavoro in gruppo e lavorare in maniera collaborativa allo stesso file Google Drive è lo strumento ideale. In versione gratuita Google Drive ti fornisce fino a 15GB per lavorare sui tuoi file.
Google Drive è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Dropbox, condividi file di grandi dimensioni con il tuo team
Quando si parla di condividere e salvare file di grandi dimensioni non si può non citare Dropbox, uno dei programmi più utili per il lavoro di gruppo. In sintesi Dropbox è un servizio di cloud storage, ovvero una piattaforma in cui potrai salvare i tuoi file in rete senza necessità di occupare spazio sul tuo computer. Nel caso di grandi file da condividere con il tuo team Dropbox è l’ideale, permettendoti di evitare lunghissimi tempi di caricamento e dando a tutti la possibilità di accedere da subito ai file grazie al cloud.
Dropbox è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Software per videochiamate e videoconferenze

Google Hangouts Meet, videochiamate perfette per il lavoro
Quando si parla di lavoro a distanza non si può non parlare di videochiamate di gruppo, uno degli strumenti più utilizzati per fare una riunione tra i membri del team. Sicuramente tutti conosceranno Skype, una delle piattaforme più note per effettuare videochiamate di gruppo. Un’alternativa alla già nota piattaforma di Microsoft è Google Hangouts Meet, l’applicazione di Google per effettuare chiamate video in gruppo studiata appositamente per le aziende. Per accedere a questo strumento e iniziare una videochiamata basterà un account Gsuite e non occorrerà scaricare nessun programma, infatti Hangout Meet è una web app che ti permette di sfruttare tutte le sue funzionalità tramite browser. Per gli invitati alla riunione non sarà necessario avere un account Gsuite ma basterà accedere con la propria mail Google in maniera gratuita. Google Hangouts Meet ha alcune caratteristiche molto utili al lavoro di gruppo, come la possibilità di programmare una riunione in anticipo e invitare i membri tramite un link da cui potranno collegarsi e partecipare alla chiamata.
Google Hangouts Meet è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Zoom, videoconferenze e meeting a portata di smartphone
Zoom è la piattaforma di cloud meeting studiata appositamente per creare videoconferenze con un gran numero di partecipanti. Questa piattaforma è stata pensata per meeting, videoconferenze e webinar, e quindi si presta perfettamente come strumento per organizzare il lavoro in gruppo. Zoom dà la possibilità di dare inizio a una videochiamata, avere una chat apposita in cui i partecipanti possono scambiarsi messaggi e una board collaborativa dove lavorare per scrivere note e appunti. Nella sua versione gratuita Zoom ti permette di creare una videochiamata con oltre 100 partecipanti, ma con un limite di durata di 40 minuti.
Zoom è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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Skype, il must-have per le videochiamate
Skype è senza alcun dubbio il software più noto e diffuso quando si parla di videochiamate e videoconferenze, sia per lavoro che per svago. Questa piattaforma ti da la possibilità di effettuare videochiamate di gruppo, con accesso a chat con altri utenti Skype (anche quando non è attiva una videochiamata) e di inviare e ricevere file. Per il lavoro in gruppo Skype è la piattaforma ideale quando si parla di meeting e riunioni, grazie alla sua grande semplicità e diffusione. Skype ti permette di creare una videochiamata in maniera completamente gratuita verso altri utenti Skype, coinvolgendo fino a 50 persone all’interno della chiamata.
Skype è disponibile per: Android, iOS, Desktop
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