Riunioni a distanza: tutti i consigli

Riunioni a distanza: una preziosa risorsa nell’era dello smart working.

Nell’era dello smart working, i web meeting, le conference call e webinar sono elementi essenziali per le aziende nazionali e internazionali. Programmi, app, piattaforme e tool, oggi consentono di scambiare idee e contenuti velocemente, lavorando e collaborando anche a lunghe distanze. Queste risorse permettono di risparmiare tempo, denaro e non di meno di salvaguardare l’ambiente riducendo le emissioni di Co2.

Per ottenere lo stesso impatto di una riunione frontale, un meeting da remoto ha bisogno principalmente di due cose: una buona organizzazione e strumenti tecnologici adeguati.

Guida pratica per rendere efficaci e produttive le riunioni a distanza

Come per le riunioni tradizionali anche per quelle a distanza la prima regola è semplice: strutturarle bene. Per farlo bisogna focalizzarsi su questi punti fondamentali:

Chiarire gli obiettivi. Bisogna che vi sia una reale necessità di confrontarsi e occorre fissare in modo preciso quali sono gli argomenti da sviluppare e a quale scopo.

Scegliere i partecipanti. Per avere la massima attenzione è necessario limitare il numero dei partecipanti, oltre a selezionare accuratamente i soggetti che sono davvero coinvolti.

Non trascurare l’introduzione e l’accoglienza. Può sembrare una perdita di tempo ma ne farà guadagnare in seguito, così tutti i partecipanti conosceranno nomi e ruoli di ciascuno. Questo intermezzo consentirà anche di verificare il funzionamento degli strumenti di comunicazione.

Informare in anticipo su dettagli e linee guida. Chi interviene può così prepararsi al meglio e sapere se dovrà produrre un contributo o relazionare su un dato argomento.

Registrare la conferenza. Al termine della riunione si possono inviare i link a tutti i partecipanti come promemoria, utile specialmente per chi non ha potuto seguirla.

7 soluzioni per le riunioni a distanza

Lo strumento scelto per le riunioni a distanza deve essere facile da usare, intuitivo, oltre che flessibile per passare agevolmente da un device all’altro. Ecco le migliori soluzioni disponibili sul mercato, sia gratis che a pagamento.

Gotomeeting. Diversi pacchetti per un numero variabile di partecipanti alle riunioni a distanza. È facile da usare, dispone della lavagna interattiva nella versione a pagamento.

Zoom. Piattaforma cloud per teleconferenza con crittografia di sicurezza per la protezione dei dati. Vi sono diversi piani tariffari per adattarsi alle necessità in modo versatile. Ha uno spazio di 1GB per la registrazione. In modalità open source si può arrivare fino a 100 partecipanti con un limite di 40 minuti a sessione, mentre le video call a 2 sono illimitate. Si possono avviare anche solo conferenze vocali, sono attive le funzionalità di lavagna virtuale e screen scharing.

Slack/Hangout. Tool  di collaboration con più configurazioni, integra diverse applicazioni che ne aumento le prestazioni, tra cui Google Drive e Google Hangout.

Google Hangouts. Nato come chat e strumento social è stato modificato e adattato per il business. Ottima integrazione e interazione con le risorse di Google, video call gratis fino a 10 partecipanti. Permette di trasmettere le live in diretta streaming su YouTube, disponibile anche come app su Tablet, Pc e Smartphone.

Adobe Connect. Progettato per le videoconferenze con l’aggiunta di presentazioni a scopi informativi e formativi. Le diverse formule (gratis o a pagamento) vanno da 25 partecipanti fino a mille.

Skype For Business. Versione del famoso software Microsoft concepita specificamente per il mondo del lavoro. Da app per videochiamate è stato implementato per le conferenze virtuali fino a 250 partecipanti. È integrata con tutti i programmi del pacchetto office, fornisce un canale rapido e sicuro per la condivisione dei contenuti, ha diversi piani tariffari in base alle esigenze.

Join.me. Snello e semplice, sia a pagamento che gratis (con un limite di 10 partecipanti). Gli utenti free possono però interagire con quelli premium. Non è necessario installare software o plug in, tutto gira online.